REGULAMIN KORZYSTANIA Z BIURA DLA PRAWNIKA
§ 1 Postanowienia ogólne
Regulamin określa zasady funkcjonowania Biura dla Prawnika – nowoczesnej wspólnoty biurowej stworzonej przez Wynajmującego. Regulamin odnosi się do Członków ww. wspólnoty biurowej, Gości oraz osób trzecich korzystających z ww. wspólnoty.
§ 2 Zasady korzystania z sali konferencyjnej i biurek
1. Korzystanie z sali konferencyjnej/ biurka jest możliwe wyłącznie po wcześniejszej rezerwacji.
2. Czas korzystania sali konferencyjnej/ biurka jest liczony godzinowo (60 min.). Opłata za korzystanie z sali konferencyjnej/ biurka jest liczona za każdą kolejną rozpoczętą godzinę.
3. Rezerwacja sali/ biurek przez Członków wspólnoty odbywa się elektronicznie poprzez skorzystanie z systemu rezerwacji pod adresem www.biurodlaprawnika.pl/rezerwacja.
4. Rezerwacja sali przez osoby trzecie odbywa się w sposób opisany w ust. 2.
5. Przekroczenie zarezerwowanego czasu korzystania z sali konferencyjnej/ biurka jest możliwe wyłącznie w razie braku innych rezerwacji w tym czasie i po wcześniejszym ustaleniu tego z Wynajmującym. Nie jest możliwe korzystanie z sali/ biurka bez wcześniejszej rezerwacji.
6. W przypadku rezerwacji wcześniejszej niż 72 h najpóźniej można odwołać rezerwację 72 h przed zarezerwowanym czasem korzystania z sali/ biura. W przypadku rezerwacji sali/ biurka później niż 72 h można odwołać salę/ biurko najpóźniej 48 h przed zaplanowaną rezerwacją sali/ biurka. Zarezerwowany czas zostanie odliczony od przysługującego Członkom wspólnoty pakietu godzin lub zostanie naliczona opłata zgodnie z obowiązującą Umową lub stawkami opublikowanymi na stronie internetowej Biura.
7. W przypadku odwołania rezerwacji po przekroczeniu limitu godzin ustalonego w ust. 6 zostanie naliczana opłata serwisowa w wysokości 15 złotych netto za każdą godzinę zarezerwowaną sali/biurka.
8. W przypadku nieskorzystania z zarezerwowanej sali/ biurka będzie naliczana opłata tzw. no show fee w wysokości 25 złotych netto za każdą zarezerwowaną godzinę sali/ biurka.
9. W przypadku niewykorzystania zarezerwowanego czasu sali konferencyjnej/ biurka opłaty nie będą zwracane.
10. Opisane powyżej zasady obowiązują także co do naliczania godzin w ramach zawartych umów najmu przez Członków wspólnoty.
11. Zabronione jest korzystanie z Sali konferencyjnej dla wykonywania innej pracy niż spotkania z klientami, bez uprzedniej zgody Wynajmującego.
12. (dodane w dniu 2.03.2020) W przypadku dokonania rezerwacji sali konferencyjnej/biurka poza godzinami pracy Biura, tj. między godziną 17 a 9 rano w dni powszednie oraz w weekendy, dni ustawowo wolne od pracy, korzystający zobowiązany jest na własną rękę pozyskać instrukcje dostępu do Biura i jego zamknięcia za pośrednictwem e-mail lub telefonicznie. Korzystający zobowiązany jest utrzymać w poufności dane dostępowe do biura, w tym przekazywane mu wszelkie hasła i kody, w szczególności nie udostępniać ich swoim klientom. W przypadku konieczności obsługi rezerwacji w godzinach wymienionych w zdaniu pierwszym, polegającej w szczególności na konieczności przekazania instrukcji dostępu do biura i jego zamknięcia, Biuro naliczy dodatkową opłatę manipulacyjną w wysokości 100 zł netto. W przypadku konieczności odwołania alarmu, zmiany kodów dostępu i haseł Biuro naliczy dodatkową opłatę manipulacyjną w wysokości 150 zł netto. Ujawnienie przez korzystającego danych dostępu do Biura i instrukcji jego zamknięcia osobom trzecim stanowi podstawę rozwiązania przez Biuro zawartej umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Biuro zastrzega możliwość odmowy przyjęcia rezerwacji przez Korzystającego poza godzinami pracy, w szczególności gdy działania lub zaniechania Korzystającego lub jego klienta doprowadziły w przeszłości do konieczności odwołania alarmu, zmiany kodów dostępu i haseł.
13. (dodano 5.08.2020) W przypadku chęci skorzystania z drukarki, użytkownik dokonuje konfiguracji sterowników samodzielnie na podstawie przekazanej instrukcji i otrzymanego kodu użytkownika. Nadanie kodu użytkownika możliwe jest w godzinach pracy biura. Koszt konfiguracji sterowników i uruchomienia drukarki przez personel Biura dla Prawnika wynosi 50 zł netto (nie dotyczy jednorazowego uruchomienia drukarki dla użytkowników Biura posiadających abonamenty z dostępem do sali konferencyjnej).
14. (dodano 18.08.2020) Biuro udostępnia nieodpłatnie kawę, herbatę i wodę niegazowaną filtrowaną z dystrybutora znajdującego się w lodówce w kuchni w nieograniczonym zakresie. W ramach opcji premium Biuro udostępnia również odpłatnie butelkowaną wodę oraz pozostałe napoje w cenie: 3 zł netto woda gazowana/niegazowana, 3,5 zł netto Coca-Cola. Napoje znajdują się w lodówce w kuchni oraz w szafie w sali konferencyjnej. Korzystając z napojów dodatkowo płatnych użytkownik obowiązany jest zaznaczyć zużycie w zeszycie znajdującym się na recepcji poprzez oznaczenie daty, godziny spotkania i ilości wypitych napojów oraz pokwitować własnoręcznym podpisem. Rozliczenie napojów następować będzie na zakończenie miesiąca na podstawie faktury lub w formie bezgotówkowej po zakończeniu spotkania.
15. (dodano 8.09.2020) W dni powszednie w godzinach 9-14 Biuro oferuje usługę obsługi spotkań w Sali konferencyjnej w wersji standardowej (za opłatą 40 zł netto/h,) i premium (za opłatą 60zł netto/h), jeżeli rezerwacja dokonana została z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem. Dla członków z wykupionymi pakietami dopłata do godziny korzystania z sali wynosi odpowiednio 15 zł i 25 zł netto/h. Na życzenie, po wcześniejszym ustaleniu, możliwe jest świadczenie ww. usług również w godzinach późniejszych. Dokonując rezerwacji Sali konferencyjnej Członek wspólnoty deklaruje chęć skorzystania z usługi i jej zakresu. Każda z wersji obejmuje przyjęcie klienta i zaproszenie go do Sali konferencyjnej oraz serwis kawowy, z zastrzeżeniem, że w wersji premium gościom serwowana jest butelkowana woda w odpowiednim standardzie oraz dostępne pozostałe napoje gazowane (np. coca-cola). W przypadku, gdy w spotkaniu uczestniczy więcej niż 4 osoby do każdego kolejnego uczestnika doliczona zostanie opłata serwisowa 5zł/os/h w wersji standardowej i 8 zł/os/h w wersji premium.
§ 3 Zasady odbioru korespondencji
1. Korespondencja Członków wspólnoty jest odbierana zgodnie z zawartymi umowami najmu.
2. Członkom wspólnoty posiadającymi pakiet obsługi korespondencji rejestrowanej przysługuje możliwość awizacji korespondencji „na życzenie” w bezpłatnym wymiarze 10 dni roboczych w trakcie roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem, że okres ten nie może wynosić mniej niż 5 dni roboczych. W przypadku awizacji korespondencji na życzenie Członka wspólnoty w wymiarze powyżej 10 dni roboczych, Członek wspólnoty jest zobowiązany do osobistego odbioru korespondencji awizowanej w Urzędzie Pocztowym nr 15 w Warszawie. Odbiór awizowanej korespondencji po wykorzystaniu max. limitu 10 dni roboczych na wyraźną prośbę Członka wspólnoty odbywa się za dodatkową opłatą – 40 złotych netto za odbiór listów rejestrowanych w urzędzie pocztowym.
3. Wynajmujący nie jest zobowiązany do odbioru przesyłek kurierskich oraz dokumentów dostarczanych w innej formie niż przez operatora publicznego (np.: przez klienta). Wynajmujący nie jest zobowiązany do skanowania i przesyłania dokumentów dostarczanych w innej formie niż przez operatora publicznego. Ww. usługa będzie dostępna za dodatkową opłatą.
4. Odbiór listów rejestrowanych i zwykłych adresowanych do Członków wspólnoty odbywać się będzie z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, po wcześniejszym ustaleniu godziny odbioru korespondencji z Wynajmującym. (dodano 18.08.2020 r.) W przypadku braku możliwości odbioru korespondencji użytkownik zobowiązany jest powiadomić o powyższym Buro. W przypadku dwukrotnego przygotowania korespondencji i braku informacji o niestawiennictwie naliczona zostanie opłata manipulacyjna w kwocie 25 zł netto.
§4
Zasady użytkowania z biura i Sali konferecyjnej
1. Po zakończeniu korzystania z urządzeń biura oraz Sali konferencyjnej każdy członek wspólnoty zobowiązany jest pozostawić po sobie porządek, w szczególności poprzez uprzątnięcie biurek i pozostawionych nieczystości oraz umycie naczyń itp. (nie dotyczy, gdy zakupiona została usługa obsługi spotkań o ile ostatnie spotkanie nie kończy się o godzinie 14 lub później).
2. Z uwagi na fakt, że Biuro dla Prawnika jest wspólnotą biurową, wszelkie materiały biurowe, takie jak koperty lub potwierdzenia odbioru oraz nadania do wykorzystania na Poczcie Polskiej, a pozostawione w miejscach ogólnodostępnych służą do użytku wyłącznie tych członków wspólnoty, którzy je tam pozostawili.
(dodano 18.08.2020) 3. Wszelkie czynności biurowe poza ujętymi w umowie najmu, czyli czynności dotyczące korespondencji, są płatne za dodatkową opłatą.
Druk przez Wynajmującego – 1 strona A4 – 10 zł netto
Ksero przez Wynajmującego – 1 strona A4 – 10 zł netto
Obsługa biurowa – 50 zł/ 1 godzina.Samodzielny wydruk/kserowanie 1 strony dokumentu bez pakietu drukowania/po przekroczeniu pakietu – 50 gr netto/ strona.
3. (dodano 8.09.2020) Najpóźniej w dniu wygaśnięciu umowy Członek wspólnoty zobowiązany jest do aktualizacji adresu siedziby działalności gospodarczej, w szczególności we właściwych rejestrach, mediach społecznościowych, Google itp. W przypadku naruszenia powyższego obowiązku Biuro obciążać będzie byłego najemcę opłatą w stawce 25 zł netto za każdy dzień. Po zakończeniu umowy wspólnoty biurowej gabinetu naliczona zostanie opłata za sprzątanie w kwocie 150 zł netto.
4. (dodano 8.09.2020) Po wygaśnięciu umowy i wcześniejszym ustaleniu, Biuro dokonuje odbioru napływającej do Członka korespondencji za opłatą 5 zł netto/list.
Regulamin wchodzi w życie w dniu jego ogłoszenia.
Zespół Biura dla Prawnika
_______________________