§ 1
Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady funkcjonowania Biura dla Prawnika – nowoczesnej wspólnoty biurowej stworzonej przez Wynajmującego.
2. Regulamin odnosi się do Członków wspólnoty biurowej, Użytkowników oraz ich klientów.
3. Regulamin obowiązuje w każdej lokalizacji Biura dla Prawnika.
4. Wynajmujący/Administrator oznacza Biuro dla Prawnika Aleksandra Przecherska Baranowska z siedzibą w Warszawie przy ul. Wilczej 29a/7.
5. Użytkownik oznacza każdą osobę korzystającą z systemu rezerwacji Biura dla Prawnika.
6. Członkowie wspólnoty oznacza najemców, którzy zawarli z Biurem dla Prawnika umowy wspólnoty biurowej.
7. Sala konferencyjna oznacza salę dostępną w siedzibie Biura dla Prawnika w Warszawie przy ul. Wilczej 29a/7.
8. Biurko oznacza miejsce do pracy zlokalizowane na open space w siedzibie Biura dla Prawnika w Warszawie przy ul. Wilczej 29a/7.
9. Biuro oznacza siedzibę Biura dla Prawnika w Warszawie przy ul. Wilczej 29a/7.
10. Budka oznacza mini salę konferencyjną zlokalizowaną w siedzibie Biura dla Prawnika w Warszawie przy ul. Wilczej 29a/7.
11. Centrum Coworkingowe oznacza jedną z lokalizacji Biura dla Prawnika za wyjątkiem Biura, która jest oferowana korzystającym na wyłączność na określony czas.
12. Oferta oznacza Salę konferencyjną, Biurko, Budkę lub Centrum Coworkingowe.
§ 2
Zasady korzystania z sali konferencyjnej i biurek
1. Korzystanie z Oferty jest możliwe wyłącznie przez adwokatów/radców prawnych/doradców podatkowych/rzeczników patentowych lub aplikantów adwokackich oraz radcowskich po dokonaniu rejestracji użytkownika oraz dokonaniu rezerwacji.
2. Przed dokonaniem rezerwacji Użytkownik ma obowiązek dokonać rejestracji w elektronicznym systemie rezerwacji podając swoje imię i nazwisko, adres e-mail, NIP, nr wpisu oraz zaakceptować niniejszy Regulamin. Korzystanie z systemu rezerwacji jest możliwe po akceptacji użytkownika przez administratora, tj. po weryfikacji, że użytkownik spełnia wymogi określone w § 2 ust. 1 powyżej.
3. Członkom wspólnoty przysługuje prawo korzystania z Oferty zarówno w Biurze, jak i Centrach Coworkingowych w ramach zawartych umów i przysługujących pakietów.
4. Czas korzystania z Oferty jest liczony godzinowo (60 min.). Opłata za korzystanie z Oferty jest liczona za każdą kolejną rozpoczętą godzinę. Opłata za korzystanie z Centrum Coworkingowego pobierana jest z góry przy dokonywaniu rezerwacji za pomocą wybranego systemu płatności elektronicznej – nie dotyczy Członków wspólnoty.
5. Rezerwacja Oferty w wybranym zakresie odbywa się elektronicznie za pośrednictwem systemu rezerwacji pod adresem www.biurodlaprawnika.pl/rezerwacja.
6. Przekroczenie zarezerwowanego czasu korzystania z Oferty jest możliwe wyłącznie w razie braku innych rezerwacji w tym czasie i po wcześniejszym ustaleniu tego z Wynajmującym. Nie jest możliwe korzystanie z Oferty bez wcześniejszej rezerwacji.
7. Nieodpłatne odwołanie rezerwacji przez użytkownika możliwe jest najpóźniej na 24h przed wyznaczoną godziną korzystania z Oferty, za wyjątkiem Centrum Coworkingowego. Po upływie ww. czasu użytkownikowi naliczona zostanie opłata za odwołanie jak za korzystanie z Oferty w zarezerwowanym zakresie, a Członkom wspólnoty posiadającym wykupiony pakiet korzystania z Oferty odliczona od pakietu.
8. W przypadku niewykorzystania zarezerwowanego czasu korzystania z Oferty opłaty nie będą zwracane.
9. Zabronione jest korzystanie z Sali konferencyjnej dla wykonywania innej pracy niż spotkania z klientami, bez uprzedniej zgody Wynajmującego. W przypadku Centrum Coworkingowego zabronione jest korzystanie z niego dla celów innych niż związane z pracą lub spotkaniami z klientem.
10. W przypadku dokonania rezerwacji Sali konferencyjnej lub Biurka poza godzinami pracy Biura, tj. między godziną 17 a 9 rano w dni powszednie oraz w weekendy, dni ustawowo wolne od pracy, Użytkownik zobowiązany jest na własną rękę pozyskać instrukcje dostępu do Biura i jego zamknięcia za pośrednictwem e-mail lub telefonicznie. Użytkownik zobowiązany jest utrzymać w poufności dane dostępowe do biura, w tym przekazywane mu wszelkie hasła i kody, w szczególności nie udostępniać ich swoim klientom. W przypadku konieczności obsługi rezerwacji w godzinach wymienionych w zdaniu pierwszym, polegającej w szczególności na konieczności przekazania instrukcji dostępu do biura i jego zamknięcia, Biuro naliczy dodatkową opłatę manipulacyjną w wysokości 200 zł netto. W przypadku konieczności odwołania alarmu, zmiany kodów dostępu i haseł Biuro naliczy dodatkową opłatę manipulacyjną w wysokości 300 zł netto. Ujawnienie przez Użytkownika danych dostępu do Biura i instrukcji jego zamknięcia osobom trzecim stanowi podstawę rozwiązania przez Biuro zawartej umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Biuro zastrzega możliwość odmowy przyjęcia rezerwacji przez Użytkownika poza godzinami pracy, w szczególności, gdy działania lub zaniechania użytkownika lub jego klienta doprowadziły w przeszłości do konieczności odwołania alarmu, zmiany kodów dostępu i haseł.
11. Kody dostępu do Centrum Coworkingowego przesyłane są użytkownikowi po dokonaniu akceptacji rezerwacji przez Wynajmującego lub jej opłacenia za pośrednictwem wskazanego systemu przyjmowania płatności. Ust. 9 stosuje się odpowiednio.
12. Otwierając Biuro za pomocą kluczyka dostępnego w skrytce Użytkownik zobowiązany jest do odłożenia klucza na miejsce niezwłocznie po jego użyciu oraz zamknięcia skrytki i przestawienia zamka szyfrowego celem jego zamknięcia. Po zakończeniu korzystania z Biura Użytkownik obowiązany jest sprawdzić, czy jest ostatnią osobą w lokalu i w takim wypadku dokonać uzbrojenia alarmu oraz zamknięcia lokalu i pozostawienia klucza we wskazanym miejscu. W przypadku naruszenia obowiązków związanych z zamknięciem lokalu w szczególności zamknięcia lokalu, uzbrojenia alarmu oraz pozostawienia klucza Administrator zastrzega sobie możliwość naliczenia kary umownej w kwocie do 1000 zł.
13. Rozliczenie korzystania z Oferty przez Użytkownika następuje w drodze faktury VAT po zakończeniu okresu kwartalnego na podstawie zbiorczego zestawienia korzystania przez Użytkownika z Oferty wygenerowanego przez system rezerwacji. Faktura VAT przesyłana jest na adres e-mail użytkownika podany przy rejestracji w systemie rezerwacji. W przypadku Użytkowników korzystających z Sali konferencyjnej i Biurka faktura VAT wystawiana jest z 7-dniowym terminem płatności. Korzystając z Oferty Użytkownik wyraża zgodę na wysyłanie faktur drogą elektroniczną.
14. Dla bezpieczeństwa Użytkowników oraz w Biurze i Centrach Coworkingowych zainstalowany jest monitoring wizyjny ukierunkowany na wejście do Biura/Centrum Coworkingowego. Wynajmujący nie rejestruje wizji ani dźwięku w obszarach, gdzie świadczone są usługi prawne przez Użytkowników, objęte tajemnicą zawodową.
15. Wynajmujący zastrzega możliwość zablokowania dostępu do Oferty Użytkownikom (a w przypadku Członków wspólnoty do natychmiastowego rozwiązania zawartej umowy wspólnoty biurowej), którzy nie stosują się do niniejszego Regulaminu, a ponadto korzystają z Oferty niezgodnie z przeznaczeniem lub swym działaniem i zaniechaniem powodują zagrożenie dla Wynajmującego, pozostałych Użytkowników i Członków wspólnoty w szczególności w zakresie bezpieczeństwa życia, zdrowia, mienia lub tajemnicy zawodowej.
§ 3
Zasady odbioru korespondencji
1. Korespondencja Członków wspólnoty jest odbierana zgodnie z zawartymi umowami najmu.
2. Członkom wspólnoty posiadającymi pakiet obsługi korespondencji rejestrowanej przysługuje możliwość awizacji korespondencji „na życzenie”. Od dnia 1 marca 2021 r. zgłoszenia awizacji korespondencji będą przyjmowane wyłącznie elektronicznie przez specjalny formularz zamieszczony na stronie https://www.supersaas.com/form/biurodlaprawnika/awizo. Członek wspólnoty jest zobowiązany do osobistego odbioru korespondencji awizowanej w Urzędzie Pocztowym nr 15 w Warszawie. Odbiór awizowanej korespondencji jest możliwy na wyraźną prośbę Członka wspólnoty pod warunkiem udzielenia Wynajmującemu pełnomocnictwa pocztowego i wcześniejszym ustaleniu z Wynajmującym terminu odbioru listów. Usługa jest dostępna za dodatkową opłatą 200 złotych netto.
3. Wynajmujący zobowiązuje się w godzinach 9 do 14 odebrać przesyłki kurierskie oraz dokumenty dostarczone w innej formie niż przez operatora publicznego
(np.: przez klienta). W przypadku odbioru dokumentów od klienta w zakreślonym przedziale czasowym Wynajmujący poinformuje tego samego dnia smsem o ich dostarczeniu, po godz. 14 informacja sms zostanie przesłana następnego dnia roboczego. Poza ww. godzinami odbiór będzie możliwy jedynie w przypadku obecności Wynajmującego w biurze. Wynajmujący nie będzie informować o dostarczeniu przesyłek kurierskich. Wynajmujący nie jest zobowiązany do skanowania i przesyłania dokumentów dostarczanych w innej formie niż przez operatora publicznego. Przesyłki kurierskie należy odebrać niezwłocznie nie później niż w terminie 7 dni. Po tym terminie za każdy dzień będzie naliczana dodatkowa opłata w wysokości 10 złotych netto.
4. Odbiór listów rejestrowanych i zwykłych adresowanych do Członków wspólnoty odbywa się z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem, po wcześniejszym ustaleniu godziny odbioru korespondencji z Wynajmującym. Od dnia 1 marca 2022 r. zgłoszenia odbioru listów będą przyjmowane wyłącznie przez elektronicznie przez formularz dostępny pod adresem: https://www.supersaas.com/form/biurodlaprawnika/awizo W przypadku braku możliwości odbioru korespondencji użytkownik zobowiązany jest powiadomić o powyższym Buro. W przypadku dwukrotnego przygotowania korespondencji i braku informacji o niestawiennictwie naliczona zostanie opłata manipulacyjna w kwocie 25 zł netto.
5. Po zakończeniu umowy wspólnoty biurowej Użytkownik obowiązany jest odebrać swoją korespondencję najpóźniej w terminie miesiąca. W przypadku braku odbioru dokumentów, Biuro prześle zgromadzoną korespondencję na adres Użytkownika wskazany w umowie, naliczając opłatę manipulacyjną w kwocie 100 zł netto.
§4
Zasady korzystania z Oferty
1. W przypadku chęci skorzystania z drukarki w Biurze Użytkownik dokonuje konfiguracji sterowników samodzielnie na podstawie przekazanej instrukcji i otrzymanego kodu użytkownika. Nadanie kodu Użytkownika możliwe jest w godzinach pracy biura i po wcześniejszym uzgodnieniu terminu. Koszt konfiguracji sterowników i uruchomienia drukarki przez personel Biura wynosi 50 zł netto (nie dotyczy jednorazowego uruchomienia drukarki dla Członków wspólnoty posiadających abonamenty przynajmniej z dostępem do sali konferencyjnej).
2. Parametry konfiguracji drukarki w Centrum Coworkingowym umieszczone są obok urządzenia.
3. Koszt wydruku/kopii jednej strony A4 wynosi 0,50 zł netto i zostanie doliczony do faktury Vat zgodnie z §2 ust. 12 (nie dotyczy Członków wspólnoty posiadających pakiety obejmujące możliwość wydrukowania określonej liczby stron w miesiącu).
4. Wynajmujący udostępnia Użytkownikom nieodpłatnie Internet (Wi-Fi). Korzystanie z Internetu odbywa się na ryzyko i wyłączną odpowiedzialność Użytkownika. Zabronione jest udostępnianie Internetu osobom trzecim. W Biurze dostępna jest sieć dla gości.
5. Biuro udostępnia nieodpłatnie kawę, herbatę i wodę niegazowaną filtrowaną z dystrybutora znajdującego się w lodówce w kuchni w nieograniczonym zakresie.
6. Wynajmujący w każdej lokalizacji udostępnia odpłatnie butelkowaną wodę oraz pozostałe napoje zgodnie z cennikiem dostępnym w lokalizacji. Korzystając z napojów dodatkowo płatnych użytkownik obowiązany jest zaznaczyć zużycie w zeszycie (znajdującym się na recepcji Biura lub w widocznym miejscu w Centrum Coworkingowym) poprzez oznaczenie daty, godziny spotkania i ilości wypitych napojów oraz pokwitować własnoręcznym podpisem lub przesłać informację za pomocą formularza. Rozliczenie napojów następować będzie na zakończenie miesiąca na podstawie faktury zgodnie z § 2 ust. 12 lub w formie bezgotówkowej po zakończeniu spotkania. W przypadku nieoznaczenia w zeszycie zużycia odpłatnych napojów naliczana jest opłata manipulacyjna w wysokości 25 złotych netto.
7. W dni powszednie w godzinach 9-14 Biuro oferuje Członkom wspólnoty usługę obsługi spotkań w Sali konferencyjnej, jeżeli rezerwacja dokonana została z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem. Na życzenie, po wcześniejszym ustaleniu, możliwe jest świadczenie ww. usług również w godzinach późniejszych. Dokonując rezerwacji Sali konferencyjnej Użytkownik deklaruje chęć skorzystania z usługi. Obsługa spotkań obejmuje przyjęcie klienta i zaproszenie go do Sali konferencyjnej oraz serwis kawowy i innych napojów. W przypadku, gdy w spotkaniu uczestniczy więcej niż 4 osoby do każdego kolejnego uczestnika doliczona zostanie opłata serwisowa 5zł/os/h w wersji standardowej. Rozliczenie usług następuje w myśl § 2 ust. 14. Innym niż Członkowie wspólnoty Użytkownikom Biuro oferuje obsługę spotkań w powyższym zakresie za dopłatą serwisową w wysokości 15 zł netto/h (opłata nie obejmuje zużycia napojów).
8. Po zakończeniu korzystania z Oferty każdy Użytkownik zobowiązany jest pozostawić po sobie porządek, w szczególności poprzez uprzątnięcie powierzchni stołu/biurka i pozostawionych nieczystości, umycie naczyń itp. (nie dotyczy, gdy zakupiona została usługa obsługi spotkań o ile ostatnie spotkanie nie kończy się o godzinie 14 lub później). Ponadto po zakończeniu pracy lub spotkania każdy użytkownik Biura/ Centra Coworkingowego jest zobowiązany do wyczyszczenia powierzchni stołu/ biurka płynem dezynfekującym umieszczonym w widocznym miejscu. W przypadku naruszenia powyższego obowiązku, Administrator zastrzega sobie prawo naliczenia opłaty manipulacyjnej za sprzątanie w kwocie 50 zł.
9. Z uwagi na fakt, że Biuro dla Prawnika jest wspólnotą biurową, wszelkie materiały biurowe, takie jak koperty lub potwierdzenia odbioru oraz nadania do wykorzystania na Poczcie Polskiej, a pozostawione w miejscach ogólnodostępnych służą do użytku wyłącznie tych członków wspólnoty, którzy je tam pozostawili.
10. Użytkownik ma możliwość skorzystania z usług personelu w Biurze za dodatkową opłatą w wysokości:
a. Druk przez Wynajmującego – 1 strona A4 – 10 zł netto
b. Ksero przez Wynajmującego – 1 strona A4 – 10 zł netto
c. Obsługa biurowa – 75 zł/ 1 godzina. Samodzielny wydruk/kserowanie 1 strony dokumentu bez pakietu drukowania/po przekroczeniu pakietu – 50 gr netto/ strona.
d. obsługa zwrotu listu - 10zł netto/list + opłata na rzecz operatora pocztowego
e. obsługa listu/przesyłki kurierskiej w przypadku braku umowy/braku umowy na odbiór korespondencji rejestrowanej - 10 zł netto/list lub przesyłka
11. Najpóźniej w dniu wygaśnięciu umowy Członek wspólnoty zobowiązany jest do aktualizacji adresu siedziby działalności gospodarczej, w szczególności we właściwych rejestrach, mediach społecznościowych, Google itp. W przypadku naruszenia powyższego obowiązku Biuro obciążać będzie byłego najemcę opłatą w stawce 50 zł netto za każdy dzień.
12. Po zakończeniu umowy wspólnoty biurowej gabinetu naliczona zostanie opłata za sprzątanie w kwocie 300 zł netto.
13. Po wygaśnięciu umowy i wyraźnym życzeniu Użytkownika, Biuro dokonuje odbioru napływającej do Członka korespondencji za opłatą 10 zł netto/awizo, 15 zł netto/list polecony/zwrotne potwierdzenie odbioru
Regulamin wchodzi w życie w dniu jego ogłoszenia.
Zespół Biura dla Prawnika